من الورق إلى الرقمنة و بدقة متناهية.. أرشيف تركيا الدبلوماسي بين أيدي الباحثين

بدأت وزارة الخارجية التركية تنفيذ مشروع رقمنة أرشيفها الدبلوماسي منذ تأسيس الجمهورية التركية عام 1923، الذي يضع كافة المراسلات والوثائق في متناول الباحثين عبر الشبكة العنكبوتية.

وتهدف وزارة الخارجية من هذه الخطوة إلى إتاحة الفرصة أمام الباحثين من أجل الوصول بكل سهولة إلى كافة الوثائق، مع ضمان الموثوقية والسرعة.

كاميرا الأناضول رصدت أعمال موظفي وزارة الخارجية أثناء عملية رقمنة الوثائق والمراسلات والخطابات والاتفاقيات المبرمة بين تركيا والدول الأجنبية، ومنها تفاهمات تأسيس الجمهورية التركية.

وتحتفظ تركيا بأرشيفها الدبلوماسي الورقي في مبنى الأرشيف بوزارة الخارجية منذ عام 2012، بعد نقله من الرئاسة العامة للأرشيف بالعاصمة التركية أنقرة.

ويحظر على أي شخص دخول مستودعات الأرشيف باستثناء الموظفين المسؤولين في الوزارة، ويبلغ عددها 32 مستودعا مزودة بنظامي إطفاء بالغاز الجاف، وتحكم بدرجة الحرارة ومستوى الرطوبة.

ويصنف الأرشيف ضمن صناديق إلكترونية مزودة بنظام شيفرة خيطية (باركود)، وهي مقاوِمة للحرائق والسيول والكوارث الطبيعية.

** مراحل ما قبل الرقمنة

وتمر الوثيقة التاريخية قبل رقمنتها بثلاث مراحل؛ أولها التنظيف والتصنيف، ويتم خلالها مسح الوثائق من الغبار والدبابيس، وعد أوراقها.

وفي هذه المرحلة يتم تصنيف الوثائق القديمة التي تعرضت للاهتراء، لتصويرها بماسح ضوئي حساس.

أما المرحلة الثانية، فيتم خلالها إرسال صور إلكترونية للوثائق إلى موظف التصنيف الذي يدرجها وفق كلمات مفتاحية وتاريخها والجهة المرسلة.

أما في المرحلة الأخيرة، فترسل الوثائق المصورة إلى موظف خاص بوزارة الخارجية، ليطلع عليها ويقرر فيما إذا كان سيرفع عنها السرية.

وفي وقت لاحق، سيتم تحديد الطريقة والمنهج الذي سيتبع من أجل وصول الباحثين إلى الوثائق، وذلك بالتنسيق والتشاور بين وزارة الخارجية ورئاسة الأرشيف التركي.

** ماذا يضم الإرشيف؟

ويضم أرشيف الخارجية التركية، اتفاقات ومعاهدات رسم حدود، كمعاهدتي “لوزان”، و”مونترو” (لنظام المضائق التي تشرف عليها تركيا).

كما تضم اتفاقيات “غومرو” و”قارس” و”أنقرة” و”موسكو”، التي وضعت أسس قيام الجمهورية التركية، بعد هزيمة العثمانيين في الحرب العالمية الأولى.

وعرضت وثائق الاتفاقيات المؤسسة للجمهورية التركية، لأول مرة في مؤتمر سفراء تركيا العاشر، في العاصمة أنقرة، بين 12 و17 أغسطس/آب الجاري. كما أنّ وزارة الخارجية نشرتها في موقعها بقسم المكتبة.

وفي حديث للأناضول، أكدت المسؤولة في دائرة الأرشيف بوزارة الخارجية، بستا بهلوان سون، أنّ الأرشيف الورقي يُعتنى به عناية فائقة في ظروف مناخية مناسبة.

وأشارت إلى أن الحفاظ على الوثيقة الورقية يأتي على رأس أولوياتهم، لافتة إلى أنّ كل مراحل الرقمنة تتم تحت رقابة مديرة الأرشيف بالخارجية صونغول أوزان.

وقالت سون: “إن تاريخ الوثائق في أرشيفنا يبدأ من عام 1919. ومنذ هذا التاريخ يبدأ أرشيفنا بكتابات حرب التحرير الوطنية”.

وأضافت أن “الأرشيف في متناول يد الباحثين، لتسهيل الوصول للوثائق، وبدأنا بمشروع رقمنة الأرشيف منذ عام 2015”.